3 Langkah Mudah Menyelesaikan Komplain Pelanggan

Setiap transaksi online yang terjadi tidak semuanya berjalan mulus sesuai harapan. Hampir setiap perusahaan pasti pernah atau sering menerima komplain dari pelanggan.

Dalam banyak kasus, komplain merupakan hal yang wajar. Tidak ada yang salah, yang terjadi biasanya hanyalah kesalahpahaman, dan umumnya pelanggan ingin kita untuk melakukan sesuatu.

Terlepas dari penyebab komplain maupun validitas, ada 3 langkah yang bisa dilakukan oleh customer service.

1. Dengarkan semua komplain

Berdebat dengan pelanggan adalah hal yang bodoh. bukan karena pelanggan selalu benar, tapi hanya karena tidak akan ada yang menang.

Bukan tidak mungkin debat hanya akan menghasilkan kerugian, kita bisa saja kehilangan pembelian dan pelanggan. Di sisi lain, pelanggan yang kecewa dengan pelayanan yang mereka terima bisa melampiaskannya di sosial media berupa testimoni buruk/negatif.

Untuk perdebatan, hal yang paling mungkin kita lakukan adalah dengarkan. Dengarkan semua komplain yang disampaikan pelanggan, dengan cara ini setidaknya kita bisa sedikit mencairkan suasana yang tegang.

2. Selesaikan segera

Setelah pelanggan menyampaikan semua keluhannya, langkah selanjutnya adalah segeralah ambil tindakan untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan memberikan solusi yang tepat ke pelanggan.

Bagi bisnis kecil hal ini akan sedikit sulit, karena untuk penjualan tertentu mungkin perusahaan akan mengalami sedikit kerugian seperti biaya produksi, pengiriman, atau keduanya. Tapi percayalah pelanggan hanya ingin mendapatkan tanggapan dan solusi secepat mungkin dari masalah yang mereka alami.

3. Catat semua komplain

Beberapa para pakar bisnis percaya bahwa komplain bisa menjadi menguntungkan jika kita mau mencatat dan mendalami komplain tersebut untuk melihat tren yang terjadi, baik secara individu maupun kolektif.

Mari kita bayangkan, bagaimana jadinya jika customer service menerima 200 lebih komplain per hari dari pelanggan? Mungkin itu akan membuat frustasi. Tapi sebaliknya, jika setiap komplain yang masuk kita kumpulkan sesuai kategorinya tentu hal tersebut akan sangat membantu dalam pengelolaan layanan pelanggan.

Itulah 3 tips sederhana bagaimana menyelesaikan komplain pelanggan yang baik. Selamat mempraktekan.