Inilah 10 Langkah Wajib Manajemen Komunikasi dengan Pelanggan

Komunikasi sering kali menjadi kendala saat bekerja sebagai desainer grafis. Kamu mungkin pernah mendapat klien yang cukup menyebalkan karena suka menuntut, membingungkan, dan emosional. Jika kamu ingin menjadi seorang desainer yang sukses kamu harus mampu bersiap menghadapinya. Berikut ini 10 tips manajemen komunikasi dengan klien/pelanggan.

1. Bagi tugas

Banyak desainer yang sering mengalami (paling tidak satu kali) mendapat klien yang selalu mencoba untuk mengambil alih pekerjaan desain. Sayangnya hal ini bisa menyebabkan menurunnya integritas hubungan bisnis karena berkurangnya rasa percaya. Jika klien mencoba untuk mengambil kendali ini, seorang desainer bisa mengkomunikasikan hal ini secara tegas, namun tetap sopan.

Kamu bisa membuat klien tahu bahwa kamu senang dengan contoh inspirasi mereka, namun demi menjaga hubungan yang sehat kalian harus membagi tugas dan percaya akan hasil kerja rekannya.

2. Menetapkan lingkup kerja

Desainer tentunya mengetahui porsi kerja dari brief tugas desain yang diberikan, tapi tidak dengan klien. Jika desainer tidak menetapkan lingkup kerja sebuah project, klien bisa jadi merubahnya sembarangan dan membuat desainer menjadi stress. Langkah pertama dalam setiap hubungan yang komunikatif dari desainer adalah jangka waktu pengerjaan, term pembayaran, dan jenis pekerjaan yang harus dihasilkan.

Jika klien terus mencoba untuk keluar dari hal-hal yang ada di perjanjian, seorang desainer bisa dengan sopan merujuk pada outline perjanjian yang sudah disepakati sebelumnya. Cara terbaik untuk mengungkapkannya adalah dengan memberitahu klien bahwa pekerjaan yang saat ini sedang kalian tangani sebaiknya diselesaikan terlebih dahulu sebelum memberikan tugas yang baru.

3. Malu bertanya sesat di jalan

Seringkali seorang desainer merasa malu untuk bertanya terlalu banyak pertanyaan, karena merasa akan membuat mereka tidak kompeten. Padahal, mengajukan pertanyaan justru kebalikannya. Itu menunjukkan bahwa desainer tersebut melihat detail secara menyeluruh dan penuh perhatian. Banyak bertanya juga akan mengurangi resiko desainer yang bekerja hanya dengan menebak-nebak. Membuat semua hal jelas sedari awal membuatmu bisa bekerja dengan lebih efektif dan efisien. Tidak ada lagi alasan untuk tidak menanyakan tentang dimensi, warna, styling, tipe styles—apapun!

4. Gunakan layman terms

Untuk membuat komunikasi dengan klien semakin berkualitas, gunakan term laymen. Hindari term yang membingungkan bagi seseorang yang bukan desainer.

Daripada menggunakan bahasa desain yang spesifik seperti ”kerning” atau “bleed”, coba untuk deskripsikan dengan bahasa yang lebih umum agar klien dapat memahami dengan mudah. Pesan yang disampaikan dengan baik akan menciptakan komunikasi yang lebih dinamis daripada bersusah payah menggunakan kosa kata yang rumit nan sulit.

5. Selalu berbicara tentang waktu

Waktu sebaiknya harus selalu diingat setiap kali melangkah dalam mengerjakan project. Waktu layaknya tulang belakang yang akan membuatmu dan klien selalu berada di halaman yang sama. Jika klien membutuhkan revisi, seorang desainer sebaiknya memberikan ETA pada mereka. Jika seorang desainer mengalami masalah untuk memenuhi ETA maka harus segera dikomunikasikan alasan keterlambatan dan merevisinya dengan ETA yang baru. Komunikasi yang terbuka dan transparan mendorong hubungan yang sehat dan membuka pikiran klien agar melakukan hal yang sama.

6. Jangan takut menegur klien

Bisnis adalah hal yang serius dan sebaiknya kedua belah pihak bisa mengesampingkan ego. Semua masalah sebaiknya dikomunikasikan secara objektif. Memastikan klien bertanggungjawab terhadap perjanjian yang telah disepakati bersama adalah hal terbaik yang bisa dilakukan desainer. Jika klienmu bermasalah, kamu bisa dengan sopan menegur atau mengingatkannya demi kesuksesan bisnis bersama. Apabila klien justru tidak berperan sesuai ekspektasi kamu berhak untuk mundur teratur dari project tersebut.

7. Be friendly

Secara teori, hubungan antara klien dengan desainer haruslah mengutamakan hubungan bisnis. Komunikasi, adalah medianya. Membuat komunikasi berjalan dengan baik membutuhkan lebih dari sekedar logika, tapi juga attitude yang baik. Dengan menjadi seseorang yang ramah dan bersahabat, kamu bisa membuat mereka lebih rileks dan meruntuhkan semua formalitas yang mengintimidasi. Hubungan yang friendly ini juga bisa memacu iklim kerja yang suportif dan kreatif.

8. Komunikasi melalui telepon

Berkirim pesan dengan klien melalui computer memang mudah dan nyaman. Tanpa disadari, semua orang lebih nyaman bersembunyi di balik layar komputer mereka. Padahal, berkomunikasi melalui telepon bisa lebih menyelesaikan masalah dua kali lebih cepat dibandingkan komunikasi bebasis pesan singkat. Mungkin pada awalnya akan terasa kurang nyaman, namun lambat laun kamu akan segera terbiasa.

9. Selalu standby

Insting alami dari seorang desainer adalah mereka seringkali menghindar dari pekerjaan desain yang kurang mereka kuasai. Sayangnya, menyampaikan tentang ketidakmampuan itu seringkali melemahka komunikasi antar desainer dengan klien. Hal itu membuat klien menjadi kurang yakin dengan skill desainer dan membuat mereka tidak ingin berkomunikasi secara terbuka. Oleh karena itu, desainer harus selalu siap sedia bagaimanapun keadaannya. Hal itu akan membuat klien merasa nyaman dan (siapa tahu) mereka akan menyukai ide-idemu.

10. Kerjakan tugas yang sesuai dengan skillmu

Tim desain yang efisien adalah bagaimana setiap desainer diberikan pekerjaan yang sesuai dengan skill mereka. Semakin cepat desainer mengoper pekerjaan yang kurang sesuai dengan skillnya, semakin cepat pekerjaan itu diselesaikan. Daripada merusak hubungan dengan klien karena target dan ekspektasi yang tidak tercapai, seorang desainer bisa mengkomunikasikan masalah itu dengan klien dan mungkin mereka akan merekomendasikan tugas lain yang lebih cocok dengan skillmu.

Apakah kamu memiliki tips manajemen komunikasi dengan klien lainnya yang ingin ditambahkan? Silakan tambahkan di kolom berikut ya!