Cara Mudah Setting WhatsApp Business, UMKM Wajib Coba Ini!
- Posted in Tutorial
- Komentar Dinonaktifkan pada Cara Mudah Setting WhatsApp Business, UMKM Wajib Coba Ini! Komentar
Kalau kamu ingin bisnis terlihat lebih profesional tanpa harus memakai tools yang rumit, WhatsApp Business bisa jadi langkah awal yang praktis. Artikel ini membahas cara setting WhatsApp Business, mulai dari membuat akun, mengatur profil, hingga memanfaatkan fitur-fiturnya untuk mendukung aktivitas jualan dan pelayanan pelanggan.
Pahami Dulu Jenis Akun WhatsApp Business
Sebelum mengikuti tutorialnya, kamu perlu tahu bahwa WhatsApp Business memiliki beberapa jenis akun dengan fungsi yang berbeda.
Secara umum, pilihannya adalah:
| Jenis akun | Biaya | Target pengguna |
| WhatsApp Business App | Gratis | Bisnis kecil hingga menengah |
| WhatsApp Business API/Platform | Biaya layanan + biaya percakapan | Bisnis besar atau perusahaan |
| Third-party WhatsApp Business API | Tidak tersedia lagi | Tidak tersedia lagi |
Baca Juga: Ongkir Naik Terus? Begini Jurus Jitu Pelaku Usaha Bertahan
Untuk UMKM, WhatsApp Business App sudah cukup. Fitur seperti profil bisnis, katalog produk, quick replies, pesan otomatis, dan label chat sudah bisa membantu aktivitas jualan sehari-hari.
Sementara itu, WhatsApp Business API atau WhatsApp Business Platform lebih cocok untuk bisnis berskala lebih besar dan membutuhkan integrasi dengan sistem lain, seperti chatbot atau platform customer engagement.
Jadi, jangan buru-buru menggunakan API kalau kebutuhanmu sebenarnya masih bisa ditangani aplikasi WhatsApp Business biasa.
Baca Juga: USP Bikin Produkmu Beda & Dicari? Ini Cara Membuatnya!
Cara Membuat Akun WhatsApp Business di Ponsel
Kalau kamu baru mulai, berikut cara membuat akun WhatsApp Business yang bisa langsung dipraktikkan.
Langkah 1: Download aplikasi WhatsApp Business
Buka Google Play Store untuk pengguna Android atau App Store untuk pengguna iPhone.
Kemudian:
- Cari aplikasi WhatsApp Business.
- Pilih Install atau Get.
- Tunggu sampai aplikasi selesai terpasang.
Pastikan kamu mengunduh aplikasi WhatsApp Business yang resmi.
Langkah 2: Buka aplikasi dan setujui ketentuan
Setelah terpasang, buka WhatsApp Business. Baca dan setujui Terms of Service serta Privacy Policy untuk melanjutkan proses pendaftaran.
Langkah 3: Daftarkan nomor bisnis
Masukkan nomor telepon yang ingin kamu gunakan untuk bisnis, kemudian tekan Next.
Nomor bisnis ini bisa berbeda dari nomor WhatsApp pribadi yang kamu gunakan. Setelah itu, lakukan verifikasi menggunakan kode yang dikirim melalui SMS atau panggilan telepon.
Tips: kalau memungkinkan, gunakan nomor khusus bisnis. Ini akan membuat urusan pelanggan dan percakapan pribadi lebih mudah dipisahkan.
Langkah 4: Lengkapi profil bisnis
Berikutnya, isi informasi dasar bisnis kamu, seperti:
- Nama bisnis.
- Kategori bisnis.
- Foto profil atau logo.
Jangan anggap remeh bagian ini. Saat calon pelanggan pertama kali membuka chat, profil bisnis adalah salah satu hal yang membantu mereka menentukan apakah akun tersebut terlihat terpercaya atau tidak.
Langkah 5: Tambahkan informasi bisnis
Masuk ke Settings > Business Tools, lalu lengkapi informasi yang relevan.
Kamu bisa menambahkan:
- Alamat bisnis.
- Jam operasional.
- Website.
- Email.
- Deskripsi singkat bisnis.
Misalnya kamu menjual makanan rumahan, jangan hanya menulis “Jual makanan”. Buat deskripsi yang membantu calon pelanggan memahami apa yang kamu tawarkan.
Langkah 6: Atur fitur pesan otomatis
Nah, bagian ini yang biasanya paling terasa manfaatnya untuk UMKM.
Di Business Tools, kamu dapat mengatur beberapa fitur untuk mempermudah komunikasi dengan pelanggan, seperti:
- Greeting message: pesan otomatis untuk pelanggan baru.
- Away message: pemberitahuan ketika kamu sedang tidak tersedia.
- Quick replies: jawaban cepat untuk pertanyaan yang sering muncul.
- Labels: mengelompokkan percakapan berdasarkan status atau kebutuhan.
Misalnya, setiap hari kamu mendapat pertanyaan yang sama: “Kak, tokonya buka sampai jam berapa?”
Daripada mengetik jawaban yang sama puluhan kali, kamu bisa membuat quick reply. Hemat waktu, tetapi pelanggan tetap mendapatkan jawaban dengan cepat.
Cara Setting WhatsApp Business API
Nah, ketika bisnis UMKM-mu sudah berkembang, maka kamu bisa mempertimbangkan WhatsApp Business Platform API untuk otomatisasi dan integrasi dengan sistem lain.
Secara ringkas, proses setting WhatsApp Business API meliputi:
- Buat dan verifikasi akun Meta Business.
- Buat WhatsApp Business Account melalui Meta Business Manager.
- Tambahkan dan verifikasi nomor telepon bisnis.
- Pilih akses API, seperti Cloud API dari Meta.
- Hubungkan WhatsApp dengan sistem bisnis, chatbot, atau platform customer engagement.
- Buat template pesan jika ingin mengirim notifikasi atau pesan otomatis.
Proses ini membutuhkan pengaturan teknis dan verifikasi tambahan. Jadi, gunakan API ketika jumlah chat sudah semakin banyak atau bisnis memang membutuhkan integrasi dan otomatisasi. Untuk tahap awal, fokus dulu memaksimalkan fitur gratis di aplikasi WhatsApp Business.
Cara Mendapatkan Centang Hijau WhatsApp Business
Centang Hijau WhatsApp Business ini menunjukkan bahwa akun tersebut sudah diverifikasi sebagai bisnis resmi. Ini sangat berguna untuk meningkatkan visibilitas dan kepercayaan terhadap brand.
Berikut langkah-langkah ringkas untuk mengajukannya:
- Buat dan verifikasi Meta Business Manager
Lengkapi informasi bisnis dan unggah dokumen legal yang diminta Meta. - Gunakan WhatsApp Business Platform/API
Pengajuan centang hijau umumnya ditujukan untuk bisnis yang menggunakan WhatsApp Business Platform, bukan hanya aplikasi WhatsApp Business biasa. - Lengkapi profil bisnis
Pastikan nama bisnis, kategori, alamat, website, email, dan informasi lainnya sudah sesuai serta konsisten. - Bangun kehadiran online
Pastikan bisnis memiliki website dan tercantum di media atau sumber online yang kredibel. Hal ini membantu menunjukkan bahwa brand kamu dikenal publik. - Ajukan verifikasi melalui WhatsApp Manager
Masuk ke Meta Business Manager, pilih akun WhatsApp Business, lalu cari opsi pengajuan Official Business Account atau verifikasi bisnis. - Tunggu proses peninjauan Meta
Meta akan menilai kelayakan bisnis berdasarkan keaslian, kelengkapan informasi, dan tingkat pengenalan brand.
Perlu diingat, pengajuan centang hijau tidak selalu disetujui. Jika bisnis masih kecil, fokuslah terlebih dahulu pada kelengkapan profil, kualitas layanan, dan reputasi brand.
Tips Menggunakan WhatsApp Business untuk UMKM
Setelah tahu cara setting WhatsApp Business, tantangan berikutnya adalah memanfaatkannya supaya bukan sekadar menjadi aplikasi chat.
Manfaatkan quick replies
Buat jawaban siap pakai untuk pertanyaan yang berulang, misalnya:
- Jam operasional.
- Lokasi toko.
- Metode pembayaran.
- Kebijakan retur.
- Informasi pengiriman.
Kamu tetap bisa menggunakan gaya bahasa yang natural, jadi respons tidak terasa seperti robot.
Gunakan away messages
Tidak semua chat masuk harus dijawab saat itu juga.
Kalau kamu sedang tutup atau tidak bisa membalas, gunakan away message untuk memberi tahu pelanggan kapan mereka bisa mendapatkan respons.
Ini sederhana, tetapi membuat komunikasi bisnis terasa jauh lebih profesional.
Rapikan chat dengan labels
Bayangkan ada puluhan chat masuk setiap hari. Kalau semuanya bercampur, kamu bisa kesulitan mengetahui mana calon pembeli baru, pesanan yang belum dibayar, atau pelanggan yang membutuhkan bantuan.
Gunakan label seperti:
- Customer baru.
- Menunggu pembayaran.
- Pesanan diproses.
- Pesanan selesai.
- Komplain.
- Pelanggan VIP.
Dengan begitu, inbox tidak lagi terasa seperti lautan chat.
Buat katalog produk
Katalog WhatsApp bisa menjadi etalase sederhana untuk produkmu. Tambahkan foto, deskripsi, harga, dan informasi produk.
Kamu juga bisa membuat collection seperti “Produk Terlaris” atau “Produk Baru” agar pelanggan lebih mudah menemukan barang yang mereka cari.
Gunakan broadcast secara bijak
Broadcast cocok untuk menginformasikan peluncuran produk, flash sale, atau update bisnis kepada pelanggan yang memang sudah memberikan izin untuk menerima komunikasi.
Jangan asal mengirim promosi ke semua kontak. Selain mengganggu pelanggan, pendekatan seperti ini justru bisa membuat mereka enggan berinteraksi dengan bisnis kamu.
Hubungkan dengan WhatsApp marketing
Kalau fitur-fitur tersebut sudah berjalan, WhatsApp bisa menjadi bagian dari strategi WhatsApp marketing yang lebih luas.
Misalnya, calon pelanggan melihat konten produk di media sosial, kemudian masuk ke WhatsApp untuk bertanya. Dari sana, kamu bisa memberikan rekomendasi produk, membagikan katalog, menjawab pertanyaan, hingga membantu pelanggan menyelesaikan pembelian.
Alurnya menjadi lebih sederhana: lihat produk → chat bisnis → dapat informasi → beli.
Kesimpulan
WhatsApp Business tidak harus digunakan dengan cara yang rumit. Untuk UMKM, mulai saja dari aplikasi gratisnya. Buat profil bisnis yang lengkap, gunakan katalog, siapkan quick replies, atur pesan otomatis, dan rapikan chat menggunakan labels.
Ketika bisnis semakin besar, barulah kamu bisa mempertimbangkan WhatsApp Business Platform/API untuk kebutuhan otomatisasi dan integrasi yang lebih kompleks.
Supaya strategi digital bisnis kamu semakin lengkap, WhatsApp Business juga bisa dihubungkan dengan website bisnis. Dengan memiliki website, calon pelanggan punya tempat untuk mendapatkan informasi produk, layanan, dan profil bisnis secara lebih lengkap sebelum melanjutkan percakapan melalui WhatsApp.
Kalau kamu belum punya website, kamu bisa mempertimbangkan Jasa Pembuatan Website dari IDwebhost untuk membantu membangun website bisnis yang profesional dan bisa diarahkan langsung ke WhatsApp Business. Dengan begitu, WhatsApp bukan lagi satu-satunya tempat calon pelanggan menemukan bisnismu, tetapi menjadi bagian dari ekosistem digital yang saling terhubung.