Pada dunia HR, atau human resources, karyawan adalah aset bagi sebuah perusahaan. Karyawan merupakan modal, aset penggerak bagi perusahaan dalam meraih tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Ada banyak jenis karyawan di sebuah perusahaan. Apalagi jika sebuah perusahaan memiliki skala yang besar, sehingga membutuhkan karyawan yang banyak juga.

Dan salah satu hal yang sangat krusial, di dalam kaitan antara bisnis dengan karyawan adalah masalah absensi. Banyak ditemukan karyawan, dengan kedisiplinan yang buruk. Dari sisi absensi terutama. Absensi karyawan merupakan salah satu acuan yang digunakan, untuk melakukan penilaian ketaatan karyawan terhadap peraturan perusahaan. Ada banyak metode absensi karyawan. Mulai dari absensi secara manual, menggunakan mesin check log, fingerprint, hingga yang berbasis online.

Kanca Jejualan, pada artikel ini, kami akan memberikan informasi pada Anda tentang keuntungan mengguanakan aplikasi absensi online. Jadi, simak artikel ini sampai selesai, ya.

Work From Home Membuat Teknologi Absensi Online Semakin Dibutuhkan

Sejak muncul di akhir tahun 2019, virus Covid-19 dengan cepat menyebar ke berbagai penjuru dunia. Hal ini turut memberikan dampak yang signifikan pada kehidupan kerja banyak orang. Terlebih lagi, tak sedikit negara di dunia yang menerapkan kebijakan lockdown. Dan karena mobilitas sosial menjadi dibatasi, banyak orang yang kini harus bekerja dari rumah. Kita mengenalnya dengan istilah WFH alias work from home.

Absensi karyawan adalah pondasi penting bagi sebuah perusahaan. Jika tidak ada absensi, akan sulit untuk mengukur kedisplinan karyawan. Dampak lain dari sistem absensi yang kurang baik adalah, akan sulit bagi perusahaan untuk memberikan, misalnya bonus pada karyawannya secara objektif.

Kinerja, juga tidak hanya diukur dari seberapa rajinnya karyawan. Kepatuhan terhadap peraturan budaya perusahaan juga merupakan hal yang penting. Sayanya, pada beberepa kondisi tertentu, pencatatan absensi secara manual malah akan menyulitkan bagian personalia.

Keuntungan Menggunakan Aplikasi Absensi Online Karyawan

Penggunaan aplikasi absensi online, bisa dibilang adalah kebutuhan saat ini. Teknologi yang semakin canggih, membuat banyak fungsi pekerjaan yang bisa dilakukan secara remote. Berikut ini adalah alasan mengapa sistem absensi online semakin dibutuhkan:

1. Menawarkan Kepraktisan

Ada banyak cara absensi yang bisa dilakukan. Misalnya, dengan menggunakan mesin fingerprint, penggunaan kartu akses, hingga yang menggunakan metode face recognition. Cara-cara absensi tersebut, dapat mengurangi risiko karyawan yang melakukan kecurangan, jika absensi dilakukan secara manual.

Hanya saja, metode tersebut tidak akan efektif jika perusahaan Anda melakukan pekeraan yang bersifat remote. Bagi seorang HRD, akan lebih mudah mengatur absensi jika menggunakan aplikasi absensi, yang dapat dipantau dari laptop, atau bahkan dari smartphone.

2. Data yang Realtime

Bagi seorang HRD, sudah menjadi kewajiban untuk selalu memeriksa kedisplinan karyawan. Dengan menggunakan sistem absensi yang bisa dibuka di smartphone, HRD dapat mengolah data absensi karyawan di mana saja, secara real time.

3. Keamanan Data yang Terjamin

Data absensi karyawan, memang sebisa mungkin hanya dapat diakses oleh sediki orang. Utamanya para HRD dan petinggi perusahaan. Maka dari itu, keamanan data mutlak dimiliki oleh sebuah sistem absensi online karyawan.

4. Lebih Terpusat

Banyak perusahaan besar yang memiliki cabang di beberapa tempat. Bisa di beberapa daerah, bahkan ada yang lintas negara. Perusahaan ini umumnya memili jumlah karyawan yang sangat banyak. Paling tidak ratusan orang.

Perusahaan membutuhkan sistem yang dapat mengotomatisasi kehadiran karyawan, yang dapat dikelola dari satu aplikasi yang terpusat.

5. Transparansi

Tidak hanya HRD, kadangkala, karyawan juga ingin mengakses data absensi mereka. Misalnya, ingin memeriksa ketepatan masuk kantor, sisa jatah cuti, atau bahkan berapa kali terlambat masuk kerja. Dan sistem absensi berbasis online, akan memudahkan karyawan untuk melihat, apakan perusahaan cukup transparan akan hal ini.

Baca Juga : Cara Berbisnis Kosmetik Tanpa Pengalaman

Fitur yang Harus Ada di Sebuah Aplikasi Absensi Online

Aplikasi absensi online, harus memiliki fitur dasar yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengatur segala hal yang berkaitan dengan kehidupan kerja karyawannya. Berikut ini adalah fitur-fitur yang harus ada di sebuah aplikasi absensi online:

Absensi

Fitur pertama yang harus ada di aplikasi absensi, tentu saja adalah absensi itu sendiri. Karyawan bisa dengan mudah untuk melakukan absensi dari mana saja. Tinggal buka aplikasi di handphone, absensi sudah bisa dilakukan. Entah menggunakan face recognition / QRIS, dan karyawan sudah siap bekerja.

HRD bisa menentukan, memantau, dan approval absensi setiap karyawan.

Timesheet

Walaupun bisa bekerja dari mana saja, perusahaan bisa tetap mengoptimalkan kinerja karyawan dengan memantau timesheet harian karyawan, di manapun dan kapan pun.

Lembur

Pengajuan lembur, pencatatan, dan perhitungan lembur karyawan juga harus ada di aplikasi absensi karyawan. Hal ini harus lebih mudah dilakukan. Karyawan bisa mengisi sendiri berapa waktu lembur yang dilakukan. Fleksibel, tapi, tetap terkontrol, karena HRD bisa memberikan approval atas lembur yang dilakukan.

Form Cuti

Pengajuan, pencatatan, dan penghitungan cuti karyawan bisa dikelola dengan mudah, tanpa mengacaukan jadwal kerja ataupun shifting. Sebagai  bagian personalia, Anda bisa mengatur batasan waktu cuti, dengan mengaktifkan pengaturan waktu untuk pengajuan cuti.

Izin

Dengan aplikasi absensi online, sebagai personalia, Anda akan lebih mudah untuk mengelola pengajuan izin sakit, atau izin di luar cuti karyawan pada umumnya. Bukti keterangan sakit dari dokter bisa langsung diunggah oleh karyawan, melalui aplikasi mobile.

Statistik

Seorang HRD, atau siapapun yang berurusan dengan pengelolaan karyawan, sangat penting untuk memahami statistik. Anda bisa menganalisa performa karyawan, kedisiplinan, dan juga efektivitas kinerja karyawan dengan mudah. Performa karyawan sendiri, melingkupi jam kerja, izin, cuti, dan juga lembur.

Data Karyawan

Salah satu fitur, yang pastinya harus ada di sebuah aplikasi absensi adalah data karyawan. Hal ini berkaitan dengan kerapian administrasi karyawan. Administrasi perusahaan akan lebih rapi karena adanya fasilitas untuk menyimpan data karyawan yang lengkap. Sehingga, akan memudahkan dan menghemat waktu bagi seorang personalia dalam mengelola data karyawan.

Menyediakan Template ID Card Karyawan

Salah satu fitur yang pastinya harus dimiliki oleh aplikasi absensi yang bagus adalah, menyediakan template ID card karyawan. Perusahaan bisa memanfaatkan fitur ini untuk membuat template bagi setiap karyawan, dengan desain yang disediakan.

Penutup

Aplikasi absensi berbasis online, kini semakin dibutuhkan. Apalagi, kini Anda bisa dengan mudah menggunakan aplikasi absensi online yang bertebaran di mana-mana.

Mau punya toko online Anda sendiri? Tunggu apalagi, buat website toko online sendiri bersama Jejualan, Buka Toko Online Cuma 20 Detik.

Send Comment